Как да си организираш лесно времето, за да следваш целите си?

Как поддържаш живота си организиран?

За някои хора, като например предприемача Ричард Брансън, за предпочитане е да се правят списъци. Други предприемачи, като Кевин Крус, предпочитат да си синхронизират всичко в календара.

Как е по-лесно за теб? В този материал ти даваме няколко гледни точки за организацията на времето и задачите, с които се надяваме да сме ти полезни.

Плюсове и минуси на календарите и списъците със задачи:

"Винаги съм живял живота си, като правя списъци", пише Ричард Брансън. „Те варират от списъци с хора, които се обаждат, списъци с идеи, списъци с фирми, които се създават, списъци с хора, които могат да накарат нещата да се случат. Също така имам списъци с теми за блога, списъци с туитове за изпращане и списъци с предстоящи планове. Всеки ден работя по тези списъци. Чрез поставяне на всяка задача, идеите ми се оформят и плановете се движат напред. "

Списъците със задачи също могат да помогнат на мозъка ти: Проучванията показват, че учениците, които пишат бележки в клас, могат да си помогнат за абсорбирането на информацията, която чуват и да я помнят по-добре.

За какво друго са полезни списъците:

  • Написани, задачите изобразяват абстрактни цели в конкретни действия. Списъците със задачи създават ред в живота ти, тъй като можеш да поемаш по-големи проекти и да ги разделяш на изпълними части.
  • Списъците ти помагат да дадеш приоритет на това, което трябва да се направи.
  • Правят те отговорни за действията ти.
  • Позволяват ти да видиш кои задачи могат да бъдат делегирани или възложени на външни изпълнители.
  • Облекчават стреса, тъй като виждаш, че се движиш напред.
  • Премахването на нещата от списъка ти е толкова приятно, че ще бъдеш мотивиран да зачеркнеш повече елементи, като предприемаш действия.

В същото време, някои хора смятат, че списъците със задачи не са толкова ефективни:

  • Някои хора не знаят как да подредят приоритетите на елементите в списъка си.
  • Дългите списъци могат да бъдат наистина натоварващи.
  • Понякога смяташ, че добавяш повече задачи към списъците си, след което трябва да извадиш някои.
  • Лесно е да се объркат личните и професионалните задачи.

Ако смяташ, че списъците със задачи ще работят добре за теб, ето как трябва да поставяш задачите:

  • Нямаш точна дата - не всички елементи имат краен срок. Затова трябва да поставиш това в списъка си, вместо да затрупваш календара си.
  • Микро дейности. Не запушвай календара си със задачи, които ще ти отнемат само няколко минути. Запази календара си за задачи, които отнемат 15 минути или повече.
  • Групирай списъка със задачи по проект или категория.

Нека видим и кои са плюсовете и минусите на календарите:

След като интервюира повече от 200 милиардери, олимпийци, студенти и предприемачи, Кевин Крус е стигнал до заключението, че успешните хора не използват списъци. Ето какво заявява Крус пред „Форбс“:

“Първо, списъкът със задачи не отчита времето. Когато имаме дълъг списък от задачи, ние сме склонни да се справим с онези, които могат да бъдат изпълнени бързо след няколко минути, оставяйки по-дългите неща оставени отменени. Изследванията на компанията iDoneThis показват, че 41% от всички позиции в списъка никога не са завършени! Второ, списъкът със задачи не прави разлика между спешно и важно. Още веднъж, нашият импулс е да се борим с неотложните и да игнорираме важните задачи. Трето, да се правят списъци допринася за стреса. В това, което е известно в психологията като ефект на Зейгарник, недовършените задачи допринасят за натрапчиви, неконтролирани мисли. Не е чудно, че се чувстваме толкова претоварени през деня, но се борим с безсъние през нощта.”

Даниел Марковиц също вярва, че списъците със задачи не работят. Той обяснява, че да правиш списъци води до  "създаване на неуспех и неудовлетвореност", защото:

  • Парадоксът на избор. Правенето на списъци ни дава твърде много възможности, които могат да ни парализират. От друга страна, календарите ни принуждават да ограничим избора си, което означава, че можем да вземаме по-бързи решения.
  • Хетерогенна сложност. Когато имаш списък с по-кратки и по-дълги задачи, неизбежно ще избереш по-кратките задачи.
  • Липса на контекст. „Списъците със задачи не осигуряват достатъчен контекст за задачите, които да ти помогнат да определиш върху какво трябва да работиш.“
  • Липса на устройства за поемане на ангажименти. И накрая, тъй като им липсват „устройства за ангажиране“, списъците не ти пречат да избираш най-приятните задачи над най-важните и неотложни задачи.

Поради тези причини Марковиц предлага да "живееш" в календара си. "Това означава да премахнеш задачите си от списъка със задачи, като прецениш колко време ще консумира всеки от тях и да ги прехвърлиш в календара си."

Както Kayla Sloan пише в предишна публикация в календара, онлайн календарите идват с предимства като:

  • Възможност за достъп до календара на няколко устройства.
  • Планиране на срещи.
  • Задаване на напомняния за срещи.
  • Блокиране на времето в деня ти, за да останеш фокусиран и отдаден на задачата.
  • Създавай повтарящи се събития, като например срещата на екипа.

От друга страна, Франсиско Саес, основател и главен изпълнителен директор на FacileThings, твърди, че не трябва да използваш календара си като списък със задачи по следните причини:

  • Не знаеш точно колко дълго ще ти свърши дадена задача.
  • Лесно е да се разочароваш, защото може да не изпълниш всичките си задачи.
  • Трябва постоянно да актуализираш календара си.

Тъй като твоят календар често предава чувство за неотложност, той може да те натовари. Не виждаш колко задачи остават да завършат, затова не виждаш светлината в края на тунела. Тъй като винаги има краен срок, живееш в постоянна криза.

А може би най-добър е хибридният подход: да имаш календари и списъци със задачи. Макар че и за двете има плюсове и минуси, не е задължително да избираш само един.

И ако пазаруването и летните кратки почивки също са част от списъка ти със задачи, то кредитна карта Бяла Карта със сигурност ще ти е необходима. Тя ти дава шанс да разполагаш с допълнителни пари всеки месец до заплата, за да покриваш всички належащи и не толкова разходи.

Успешно копира кода
Абонира се успешно
help desk software